ПАМЯТКА по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

Архивный сектор

администрации Октябрьского РМО РК

 

ПАМЯТКА

по составлению акта

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

 Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и  предназначена для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение

документов и  состояние архива в организациях – источниках

комплектования архивного сектора администрации Октябрьского РМО РК

 

1. Общие положения

 

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно.

Согласованный ЭК акт и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.

Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.

 

2. Основные реквизиты акта

 

? наименование организации;

? наименование вида документа: «Акт»;

? дата акта;

? номер акта;

? место составления: город Кемерово;

? заголовок (стандартный: «о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»);

? гриф утверждения (акт утверждается руководителем организации);

? вводная часть текста:

- в качестве основания указывается наименование перечня документов с указанием сроков их хранения;

- номер фонда указывается, если организация уже сдавала дела в государственный (муниципальный) архив, если нет – указывается наименование организации. В случае если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то акт должен содержать и данные об утверждении (согласовании) описи дел с архивным учреждением, а также о том, что работник архива внес изменения в учетные документы.

? основная часть оформляется в виде таблицы:

- графа «№ п/п»: ведется валовая нумерация пунктов записей;

- графа «Заголовок дела или групповой заголовок дел» (пример заполнения: «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков, командировании за 1991-1992 годы»);

- графа «Крайние даты дел»: даты дела или дел (пример: «1991-1995»);

- графа «Номера описей (номенклатур)» заполняется, если уничтожаются дела, включенные в описи;

- в графу «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи» включаются индексы дел, например, «02-04». Если трудно определить индекс дела по номенклатуре (допустим, в соответствующем году она не составлялась, либо индекс дела подвергался изменениям), то вносятся номера дел по описи, если в предыдущей графе внесены номера описей;

- в графу «Количество дел» вносится общее количество дел данного вида или с данным индексом;

- графа «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» является основной, то есть она фактически является основанием уничтожения дел;

- графа «Примечание» заполняется дополнительной информацией.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте отражены дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

В итоговую запись акта вносится общее количество дел, подлежащих уничтожению.

Акт подписывается лицом, его составившим.

Акт обязательно согласовывается с ЭК организации, о чем составляется протокол заседания комиссии, дата и номер которого указывается в грифе согласования акта.

Если документы организации подлежат передаче на архивное хранение в государственный (муниципальный) архив, то акт вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

 

3. Заключительный этап

 

После утверждения акта руководителем организации можно приступать к физическому уничтожению документов, о чем в акте заполняются соответствующие разделы. Как правило, документы либо сжигают самостоятельно, либо вывозят в пункты приема вторичного сырья, где в присутствии членов комиссии или сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, документы подвергаются переработке (об этом составляется приемо-сдаточная накладная, которая хранится вместе с актом).

 

Наименование организации

                                                                                        УТВЕРЖДАЮ

 

           АКТ                                                                     Наименование должности

                                                                                                   руководителя                      

______________ № ___________                                Подпись         Расшифровка

                                                                                                             подписи

____________________________                                 Дата

           (место составления)

 

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

На основании _______________________________________________________

                               (название и выходные данные перечня документов с указанием

____________________________________________________________________

                                                    сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению   как   не  имеющие   научно-исторической ценности  

и   утратившие    практическое    значение    документы фонда № ____________ ____________________________________________________________________

                                           (название фонда, организации)

 

№

п/п

Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел

Крайние
даты дел

Номера  
описей  
(номенк-
латур)

Индекс дела
по  номенкла-туре или

№ дела по описи

Коли-чество дел

Сроки  
хранения 
дела и 
номера  
статей по
перечню

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого __________________________ дел   за _____________________ годы

                    (цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

                                                                   (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ № _______)

 

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                       Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

                                                                             

                                              

Документы в количестве ______________________________________ дел,

                                                              (цифрами и прописью)

весом ________________ кг сданы в ________________________________

                                                                           (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

№ __________

 

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                                   Подпись           Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Наименование должности работника                        Подпись           Расшифровка подписи

Дата

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

(название организации)

от_________№_____