Сегодня:

Сейчас на сайте посетителей : 1

Профессиональное оформление ярлыков дел и составление заверительной надписи

Что такое ярлык дела, и для чего он нужен?

Некоторые считают оформление ярлыков дел – несущественным направлением в архивной работе, но наш практический опыт показывает кардинально противоположное. Это максимально ответственная задача, которая не терпит ошибок.

В ярлык обязательно должна входить следующая информация (причем проверенная должным образом):

·         наименование организации, имеющихся подразделений, филиалов

·         номера дел, которые входят в связку (как правило, указывается первый и последний номер)

·         заголовок, который содержится в описи дел

·         номер связки и архивного фонда.

Оформление ярлыков дел – обязательное условие размещения документации в папках или специальных коробках. Надпись на ярлыке выполняется типографским способом. Также рационально использовать водостойкие чернила или специальную тушь.

Это необходимо для того, чтобы:

·         учитывать количество страниц в конкретном деле

·         фиксировать особенности нумерации страниц

·         в дальнейшем работать с ними быстро и результативно.

Составление заверительной надписи в делах – это заполнение специального листа, который впоследствии размещается в самом конце папки или подшивки с документами. Нельзя делать заверительную надпись на оборотной стороне последнего листа или на обложке дела.

Также стоит обратить внимание на особенности нумерации документов:

·         номера крупноформатных листов

·         номера страниц с документами или фотографиями

·         пропущенные номера листов и пр.