Положение об архивном секторе
АДМИНИСТРАЦИЯ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОННОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
19 июля 2016 г. №120 пос. Большой Царын
«Об утверждении положения архивного сектора Администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики
Калмыкия»
В соответствии с решением Собрания Депутатов Октябрьского РМО
РК от 18.07.2016 г. №53, Законом Республики Калмыкия от 29 июня 2010
года №195-IV-3 «О некоторых вопросах в области архивного дела в
Республике Калмыкия» -
1.Создать архивный сектор Администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия.
2.Утвердить Положение об архивном секторе Администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия (приложение).
3.Осуществить организационно-штатные мероприятия в связи с внесёнными изменениями в структурные подразделения Администрации Октябрьского РМО РК в соответствии с действующим законодательством.
Глава
Октябрьского районного
муниципального образования
Республики Калмыкия С. Батыров
Приложение
к постановлению Администрации
Октябрьского РМО РК
от «19» июля 2016г.№120
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном секторе Администрации Октябрьского
районного муниципального образования Республики Калмыкия
1. Общие положения
Администрация Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия (далее – Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- формированию и содержанию архивного сектора Администрации;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
1. 1. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный сектор, выполняющий функции муниципального архива.
1.2. Архивный сектор является структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, имеет печать архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК, угловой штамп или бланки со своим наименованием, пользуется гербовой печатью Администрации в установленном порядке.
1.3. Архивный сектор Администрации в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и ее субъектами, т.е., правовыми актами Администрации, Уставом Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия, а также нормативно – методическими документами федеральной архивной службы России, отдела по делам архивов Аппарата Правительства и настоящим Положением.
1.4. Положение об архивном секторе утверждается Администрацией Октябрьского РМО РК с учетом рекомендаций отдела по делам архивов Аппарата Правительства РК. В положении закрепляются организационно – правовой статус Архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.5. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих работников Архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК устанавливается Администрацией Октябрьского РМО РК.
1.6. Финансирование и материально – техническое обеспечение архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК осуществляется за счет средств бюджета Октябрьского РМО РК.
1.7. Дополнительными источниками финансирования могут быть;
целевые средства из бюджета Республики Калмыкия (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании: реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории районного муниципального образования).
Спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.8. Администрация Октябрьского РМО РК обеспечивает архивный сектор помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, охрану и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК другим организациям, Администрация принимает решение о предварительном размещении, предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в отдел по делам архивов Аппарата Правительства РК;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном секторе.
2.1.1. Архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Республики Калмыкия, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Республики Калмыкия, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Республики Калмыкия;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Октябрьского РМО РК;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела Администрации Октябрьского РМО РК;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК по согласованию с Администрацией Октябрьского РМО РК может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Калмыкия поступают на хранение в архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным сектором Администрации Октябрьского РМО РК, действующим от имени Администрации Октябрьского РМО РК при наличии доверенности.
2.2. Комплектование архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:
- составление списка организаций – источников комплектования архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК, утверждаемого Администрацией Октябрьского РМО РК и согласовываемого с отделом по делам архивов Аппарата Правительства РК, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) и временного хранения в архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном секторе.
2.3. Организационно – методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций: содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Октябрьского РМО РК;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссий, номенклатур дел организаций – источников комплектования архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК, инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в отдел по делам архивов Аппарата Правительства РК поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно – методической помощи, проведение совещаний, семинаров по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организация документов в делопроизводстве и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе;
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационная деятельность;
- исполнение социально – правовых запросов и иных запросов граждан, выдача справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно – справочного аппарата к документам архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК, автоматизировано – поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти Республики Калмыкия в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3. ПРАВА.
Архивному сектору Администрации Октябрьского районного муниципального образования РК для выполнения на него задач и функций предоставляется право;
3.1. Представлять Администрацию Октябрьского РМО РК по всем вопросам, входящим в компетенцию Архивного сектора Администрации Октябрьского РМО.
3.2. Вносить на рассмотрение Администрации Октябрьского РМО РК и отдел по делам архивов Аппарата Правительства РК предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном секторе Администрации Октябрьского РМО РК, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводстве, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Октябрьского РМО РК, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.
3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых Администрацией Октябрьского РМО РК и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организации для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, отделом по делам архивов Аппарата Правительства РК и другими общественными организациями: создавать на общественных началах Совет, утверждаемый Администрацией Октябрьского РМО РК, для рассмотрения организационно – методических и практических вопросов архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Архивный сектор Администрации Октябрьского РМО РК возглавляет эксперт-консультант-архивист. Эксперт-консультант-архивист и ведущий специалист-архивист архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
Эксперт-консультант-архивист архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК назначается и освобождается Главой Октябрьского РМО РК (ахлачи) .При смене эксперта-консультанта-архивиста архивного сектора прием – передача проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Октябрьского РМО РК. Акт приема передачи утверждается Администрацией Октябрьского РМО РК.
4.2. Эксперт-консультант-архивист архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК
4.2.1. Организует деятельность Архивного сектора и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный сектор задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе и состоянии архивного дела перед Администрацией Октябрьского РМО РК.
4.3. Деятельность архивного сектора организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работ, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций отдела по делам архивов Аппарата Правительства РК.
4.4. Реорганизация или ликвидация архивного сектора Администрации Октябрьского РМО осуществляется Администрацией Октябрьского РМО РК в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного сектора Администрации Октябрьского РМО РК передаются учреждению – правопреемнику, при ликвидации или отсутствии правопреемника передаются на постоянное хранение в ГУ «Национальный архив Республики Калмыкия» в установленном порядке.
