Сегодня:

Сейчас на сайте посетителей : 1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОННОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ

06.06. 2011 года                       № 74                     пос. Большой Царын

Об утверждении Положения  об архивохранилище муниципального архива администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия

        В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом Республики Калмыкия от 07.07. 1997 № 76- 1 - З «Об архивном фонде Республики Калмыкия», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007  № 19, для приведения учета архивных документов в соответствие с действующим законодательством администрация Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия  постановляет:

       1. Утвердить Положение  об архивохранилище муниципального архива администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия (Приложение №1).

       2. Опубликовать данное постановление  в официальном  печатном  издании  Октябрьского районного муниципального образования  Республики Калмыкия  и разместить на официальном сайте администрации Октябрьского районного муниципального образования.

        3. Настоящее Постановление вступает в силу в порядке и в сроки установленном  действующим законодательством.

Глава администрации

Октябрьского РМО РК                                                                С. Адьяев

                                                                   Приложение № 1                                                                          

УТВЕРЖДЕНО

                                                                    постановлением администрации

                                                                    Октябрьского РМО РК

                                                                    от 06.06.2011 № 74

Положение

об архивохранилище муниципального архива администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

         1.1.Архивохранилище входит в состав  муниципального архива администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия для обособленного хранения документов и проведению работ по обеспечению их сохранности.

         1.2.Архивохранилище имеет 2 (два) изолированных помещения, отвечающие требованиям сохранности документов.

         1.3.Архивохранилище в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Калмыкия, архивным законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Республики Калмыкия, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Республики Калмыкия, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, Республиканской архивной службы Республики Калмыкия, положением о муниципальном архиве Октябрьского районного муниципального образования, а также постановлениями и распоряжениями администрации Октябрьского районного муниципального образования Республики Калмыкия и настоящим положением.

2.СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ

         В архивохранилище хранятся документы фондов:

- отделов исполкома райсовета, исполкомов сельских Советов,  совхозов,  администраций райсовета и сельских образований и др.;

-  архивные документы, поступившие от физических лиц (фонды личного происхождения);

- фотодокументы.

3.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

      Основными задачами архивохранилища являются:

3.1.Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2.Прием на постоянное хранение документов профиля муниципального архива.

3.3.Учет документов архивохранилища.

3.4.Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата; контроль за движением фондов и дел.

4.ФУНКЦИИ

      Работник, ответственный за архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1.Осуществляет обособленное хранение:

-документов на различных носителях.

4.2.Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов.

4.3.Обеспечивает соблюдение нормативных режимов документов:

4.3.1.Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища;

4.3.2.Обеспечивает соблюдение правил изоляции, опечатывания помещений и документов, а также доступа в архивохранилище лиц, имеющих на это право, определенное инструкцией о порядке доступа и режиме хранения документов;

4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения  документов;

4.3.4.Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4.Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.5.Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.6.Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.6.1.Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы   муниципального архива администрации  Октябрьского районного муниципального образования;

4.6.2.При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформлению ярлыков, обложек и другие работы.

4.7. В установленном порядке принимает на хранение документы, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.8.В установленном порядке выдает документы:

- учреждениям и организациям во временное пользование;

- сотрудникам архива в рабочие помещения;

- для проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочую комнату.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

4.9.Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.10.Проводит экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.

4.11.Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

4.12.В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуаций.

4.13.Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

4.14.Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.

4.15.Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

4.16.Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

4.17.Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

5.ВЫДАЧА ДЕЛ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА

5.1.Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

- до одного месяца – работникам архива;

- до трех месяцев – фондообразователям;

-до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения Главы администрации Октябрьского районного муниципального образования.

5.2.Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов из хранилища.

5.3.Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.

5.4.Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения Главы администрации на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

5.5.В целях контроля за сохранностью архивных документов работник проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с Главой администрации  Октябрьского районного муниципального образования.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работника архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы.

5.6.Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.7.Работнику архивохранилища предоставляется право:

5.7.1.Требовать от лиц, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище;

5.7.2.Не принимать к исполнению требования без визы Главы администрации Октябрьского районного муниципального образования при выдаче документов во временное пользование;

5.7.3.Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами;

5.7.4.Ставить перед Главой администрации Октябрьского районного муниципального образования вопрос о целесообразности приема на муниципальное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

5.7.5.Вносить на рассмотрение предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА

6.1.Ответственность за работу архивохранилища несет работник, назначаемый Главой администрации Октябрьского районного муниципального образования.

6.2.Работник, ответственный за архивохранилище, организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.

6.3.Прием-передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема-передачи документов.

6.4.работник архивохранилища осуществляет свою деятельность на основе плана работы.

6.5.Обязанности работника, ответственного за архивохранилище, определяются должностной инструкцией.